La progresiva implantación de la administración electrónica en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, incluidas sus entidades vinculadas, exige una política de gestión de documentos electrónicos acorde con el contexto actual del procedimiento administrativo y del archivo digital, en cuanto a metodología archivística aplicada sobre el ciclo de vida del documento y expediente electrónicos, en conformidad con la normativa aplicable en la materia.
El alcance del actual Modelo de Gestión Documental se ha mostrado insuficiente, por lo que se hace imperativa su puesta al día de acuerdo con las características establecidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad para este tipo de instrumentos, conforme a la Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas de 28 de junio de 2012. En dicho contexto, la Administración Foral ha optado por establecer, mediante acuerdo de gobierno, una Política de Gestión de Documentos Electrónicos acorde con el contexto actual del procedimiento administrativo y del archivo digital, en cuanto a metodología archivística aplicada sobre el ciclo de vida del documento y expediente electrónicos, en conformidad con la normativa aplicable en la materia.
De acuerdo con la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos (art. 23), corresponde a Cultura, como órgano competente en materia de archivos, la responsabilidad en la definición de la Política sentando las bases estratégicas y organizativas para el establecimiento de unos criterios homogéneos en el uso, la gestión y la conservación de los documentos electrónicos, desarrollados en detalle en las especificaciones del nuevo Modelo de Gestión del Documento Electrónico (MGDE).
Esta política, proporciona cobertura a los siguientes principios básicos:
- Transparencia. El hecho de que la documentación esté disponible en un formato fácil de compartir supone una respuesta adecuada a la obligación de poner a disposición de la ciudadanía la información oportuna para la rendición de cuentas de la actividad realizada por la Administración Foral.
- Eficacia en la gestión. La incorporación de herramientas de tramitación y de gestión de expedientes electrónicos agiliza el funcionamiento de la organización y da mayores garantías en la consecución de los objetivos trazados previamente.
- Eficiencia en el aprovechamiento de los recursos. El uso de la documentación electrónica permite automatizar tareas redundantes, con lo que se reduce el tiempo invertido en la gestión de documentos en soporte papel, evita el espacio físico destinado a su archivo, elimina los desplazamientos y economiza en el consumo de sistemas de instalación y materiales de conservación.
- Seguridad de la información. La definición de estrategias de conservación y sistemas de seguridad documental permite aplicar mecanismos automatizados de control de acceso a la documentación, garantizando además su conservación a largo plazo.
ACTORES Y RESPONSABILIDADES
- Alta dirección del Gobierno de Navarra (Presidencia y equipo de Gobierno de los ámbitos Jurídico, de Gestión Documental, Organizativo y Tecnológico, con sus altos cargos). Es la encargada de aprobar, impulsar y dotar de los recursos humanos y materiales necesarios para el cumplimiento de la Política. También es la responsable de realizar el seguimiento de la misma.
- Responsable de la Gestión Documental y Archivo. Es el responsable de la elaboración de la Política, del modelo y de las especificaciones que se derivan del mismo, así como de hacer propuestas de mantenimiento y mejora de estas. Es el encargado de ejecutar las decisiones tomadas por la alta dirección del Gobierno de Navarra en el ámbito de la Gestión Documental y Archivo. Concretamente, es el responsable de:
-> Establecer, conforme a las funciones propias de su ámbito de actividad, los criterios de aplicación de la Política sobre todos los procedimientos de la Administración Foral e identificar posibles necesidades de ampliación o actualización.
-> Desarrollar y mantener los procesos e instrumentos de gestión documental y archivo definidos en la Política y gestionar la documentación electrónica una vez finalizada la etapa de tramitación.
-> Desarrollar y mantener el Modelo de Gestión del Documento Electrónico y sus siguientes especificaciones. Modelo de conservación del documento electrónico y Modelo de seguridad y acceso al documento electrónico.
-> Verificar que las decisiones adoptadas en el ámbito de la Gestión Documental y Archivo se aplican sobre todos los expedientes y documentos electrónicos producidos por la Administración Foral.
- Responsable Tecnológico. Es el responsable de garantizar que las infraestructuras tecnológicas del sistema de gestión documental se implementan de acuerdo con la Política, el MGDE y las especificaciones que del mismo se derivan. Asimismo, es el responsable de proporcionar el correcto nivel de servicio de las infraestructuras tecnológicas del sistema de gestión documental. También es responsable de desarrollar y mantener las siguientes especificaciones del MGDE: Modelo de digitalización segura, Modelo de impresión segura, Política de firma electrónica y de certificados digitales y Modelo tecnológico.
- Responsable Jurídico. Es el responsable de garantizar que la implementación del documento y expediente electrónico se hace de acuerdo con las leyes y normas vigentes en todo momento. Asimismo, es el encargado de dar la información normativa necesaria tanto al ámbito de Gestión Documental y Archivo como al ámbito Tecnológico para que puedan mantener la Política, el Modelo de Gestión del Documento Electrónico y las especificaciones que se derivan del mismo, actualizada de acuerdo con la normativa vigente.
- Responsable de Seguridad. Es el responsable de garantizar la seguridad de las infraestructuras tecnológicas del sistema de gestión documental y de la definición y aplicación de los requisitos establecidos por el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
- Responsables de procedimientos. Participan, en coordinación con las Secretarías Generales Técnicas de los departamentos en que se organiza la Administración Foral, en las labores de reingeniería para la digitalización de los procedimientos al objeto de una correcta implementación de la Política, del MGDE y de las especificaciones que derivan del mismo, así como en la definición de los criterios para crear, acceder y cerrar los expedientes generados en el marco de estos procedimientos.
- Todo el personal de cualquier nivel implicado en tareas de gestión de documentación electrónica. Debe aplicar las directrices establecidas por la Política, por el MGDE y las especificaciones que derivan del mismo en todas las acciones y trámites cotidianos que realizan y, especialmente, mantener los documentos y los expedientes de forma adecuada y completos para prestar un servicio óptimo a la ciudadanía y dar cumplimiento a la obligación de dar cuentas de la actuación de la Administración Foral. La asignación de estas funciones se reflejará en la estructura orgánica del respectivo ámbito competencial.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Captura. Consiste en incorporar un documento al sistema de gestión documental, de acuerdo con las siguientes reglas:
-> Los documentos que se generan bajo el control de la Administración Foral lo hacen en soporte electrónico.
-> Los documentos que provienen de fuentes externas a la Administración Foral, si son en papel, se digitalizan de manera segura o certificada, en el momento en el que sea posible, previamente a su incorporación al expediente.
-> Los documentos capturados se asignan siempre a un expediente.
- Registro. Los documentos que proceden de fuentes externas a la Administración Foral se registran en un registro único de acuerdo con lo establecido en la legislación.
- Clasificación. Los expedientes, que en la fase de tramitación se producen conforme a su procedimiento, se clasifican, de acuerdo con su función, encuadrados en la correspondiente serie documental. En el contexto de cada serie documental, todos los expedientes de la Administración Foral se ordenan mediante una referencia única que los identifica de manera unívoca, que se atribuye en el momento de su creación y que se corresponde en su mayor parte con el año natural.
- Descripción. La descripción de los documentos y expedientes electrónicos se hace de acuerdo con el Esquema de Metadatos.
- Acceso. Para gestionar los derechos de acceso a la documentación, se realiza un análisis detallado de cada serie documental y se define tanto la valoración de seguridad de la documentación asociada a dicha serie como los grupos y los perfiles de usuarios que deben tener acceso a ella en cada una de las etapas del ciclo de vida de la documentación, según lo establecido en el Modelo de acceso y seguridad del MGDE.
- Foliado. Al cierre del expediente se aplica un procedimiento de foliado que genera un documento adicional de índice del expediente con la lista de todos los documentos contenidos en el mismo, incluyendo mecanismos que permiten validar su integridad y garantizar el proceso de conservación posterior. Este documento de índice del expediente se firma de manera automática y sirve como evidencia de la autenticidad e integridad del expediente.
- Evaluación. Para cada serie documental se aplica un proceso de evaluación documental que permite determinar, sobre la base de unos criterios de valoración bien definidos, qué documentación puede ser eliminada o debe ser conservada en los plazos temporales que se establezcan. Este proceso de análisis se fundamenta en las Fichas de Identificación de Series Documentales y en el Calendario de Conservación y Acceso.
- Conservación. En función del resultado de la evaluación documental se aplican al expediente las políticas que se describen en el Modelo de conservación del documento electrónico del MGDE.
- Transferencia. La transferencia es el procedimiento por el que se traslada la responsabilidad sobre la documentación de la unidad responsable de su tramitación al ámbito de Gestión Documental y Archivo.
- Eliminación. La eliminación constituye un proceso clave en la gestión de documentos. Su objetivo es impedir la recuperación o restauración y la posterior reutilización de documentos. Para ello, es necesario aplicar un proceso que incluya el borrado de la información y la destrucción física del soporte, en función de las características del formato y de las del propio soporte. La eliminación de documentos está sujeta a la aplicación de los Calendarios de Conservación y Acceso, tras el dictamen de la Comisión de Evaluación Documental y su aprobación por parte del órgano competente.