Argi ikusi da dokumentuak kudeatzeko gaur egungo eredua ez dela aski. Beraz, behar-beharrezkoa da eredua gaurkotzea, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean gisa honetako tresnetarako ezartzen diren ezaugarriekin, Administrazio Publikoen Estatuko Idazkaritzaren 2012ko ekainaren 28ko Ebazpenaren arabera. Testuinguru horretan, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak, Gobernuaren erabaki bidez, Dokumentu Elektronikoak Kudeatzeko Politika ezarri du, administrazio-prozeduraren eta artxibo digitalaren gaur egungo testuinguruarekin bat datorrena, dokumentu eta espediente elektronikoen bizitza zikloari aplikatzen zaion artxibo-metodologiaren aldetik, eta gaian aplikatzekoa den araudiarekin bat etorriz.
Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen arabera (23. art.), Kulturari dagokio, artxiboen arloan eskumena duen organoa baita, Politika zehazteko erantzukizuna, dokumentu elektronikoen erabileran, kudeaketan eta kontserbazioan irizpide homogeneoak ezartzeko oinarri estrategikoak eta antolakuntzakoak finkatuz. Horiek guztiak xehetasunez garatzen dira Dokumentu Elektronikoa Kudeatzeko Eredu (DEKE) berriaren espezifikazioetan.
Politika horrek oinarrizko printzipio hauek babesten ditu:
- Gardentasuna. Dokumentazioa partekatzeko erraza den formatu batean egoteak ongi erantzuten dio betebehar bati, honako honi, alegia: herritarrei informazioa eskura jartzea, Foru Administrazioak egin duen jardueraren berri eman dezan.
- Kudeaketa eraginkorra. Espediente elektronikoen tramitaziorako eta kudeaketarako tresnak gehitzeak antolamenduaren funtzionamendua hobetzen du, eta berme handiagoak ematen ditu aldez aurretik ezarri diren helburuak betetzeko.
- Baliabideen erabileraren efizientzia. Dokumentu elektronikoak erabiltzeak aukera ematen du lan errepikakorrak automatizatzeko; horrela, paperezko dokumentuak kudeatzeko behar dena baino denbora laburragoa behar izaten da; dokumentua artxibatzeko toki fisikoa aurrezten da, joan-etorriak desagerrarazten dira eta instalazio-sistemen eta kontserbazio materialen kontsumoa ekonomizatzen da.
- Informazioaren segurtasuna. Kontserbazio estrategiak eta dokumentuaren segurtasun-sistemak definitzeak dokumentuan sartzeko kontrol automatizatua ezartzea ahalbidetzen du, bide batez luzaro kontserbatuko dela bermatuz.
- Nafarroako Gobernuaren goi-zuzendaritza (Lehendakaritza eta arlo juridikoko, dokumentuen kudeaketako, antolamenduko eta teknologiako gobernu taldea, goi-karguak barne). Horien ardura da Politika onetsi eta bultzatzea, baita bete dadin beharrezkoak diren giza baliabideak eta baliabide materialak jartzea ere. Horien ardura da, halaber, jarraipena egitea.
- Dokumentuen kudeaketaren eta Artxiboaren arduraduna. Politika, eredua eta haren ondoriozko espezifikazioak prestatzeko arduraduna da, baita horiek hobetzeko eta mantentzeko proposamenak egiteko ere. Nafarroako Gobernuaren goi-zuzendaritzak dokumentuen kudeaketaren eta artxiboaren arloan hartzen dituen erabakiak exekutatzeko arduraduna da. Hauek dira ardura zehatzak:
-> Politika Foru Administrazioaren prozedura guztien gainean aplikatzeko irizpideak ezartzea, bere jarduera-eremuaren berezko funtzioen arabera, eta zabaltzeko edo eguneratzeko egon daitezkeen beharrak identifikatzea.
-> Politikan definitu diren dokumentuen kudeaketarako eta artxiborako prozesuak eta baliabideak garatzea eta mantentzea, eta dokumentazio elektronikoa kudeatzea tramitazio aldia amaitu eta gero.
-> Dokumentu Elektronikoa Kudeatzeko Eredua eta haren ondoriozko espezifikazioak garatzea eta mantentzea. Dokumentu elektronikoa kontserbatzeko eredua eta dokumentu elektronikoan sartzeko segurtasuneko eredua.
-> Egiaztatzea dokumentuen kudeaketaren eta artxiboaren arloan hartzen diren erabaki guztiak Foru Administrazioak sortzen dituen espediente eta dokumentu elektroniko guztiei aplikatzen zaizkiela.
- Arduradun teknologikoa. Arduradun teknologikoa da bermatu behar duena dokumentuen kudeaketarako azpiegitura teknologikoak ezartzen direla Politikaren, DEKEaren eta haren ondoriozko espezifikazioen arabera. Halaber, bere ardura da dokumentuen kudeaketarako azpiegitura teknologikoen zerbitzu-maila egokia izan dadin. Azkenik, DEKEaren espezifikazio hauek garatzea eta mantentzea ere bere ardura da: digitalizazio seguruaren eredua, inprimatze seguruaren eredua, sinadura elektronikoaren eta egiaztagiri digitalen politika eta eredu teknologikoa.
- Arduradun juridikoa. Dokumentuaren eta espediente elektronikoaren inplementazioa une oro egiten dela legeen eta indarreko arauen arabera bermatu behar duena da. Halaber, arauei buruz behar den informazioa emateko ardura duena da, bai dokumentuen kudeaketaren eta artxiboaren arloan, baita teknologiaren arloan ere, Politika, Dokumentu Elektronikoaren Kudeaketa Eredua eta haren ondoriozko espezifikazioak beti indarreko araudiaren arabera gaurkotuak egon daitezen.
- Segurtasunaren arduraduna. Dokumentuak kudeatzeko sistemaren azpiegitura teknologikoen segurtasuna bermatzeko arduraduna da. Halaber bere ardura da Segurtasun Eskema Nazionalak (SENa) ezartzen dituen baldintzak definitzea eta aplikatzea.
- Prozeduren arduradunak. Parte hartzen dute, Foru Administrazioaren antolamendua osatzen duten departamentuetako idazkaritza tekniko nagusiekin batera, prozedurak digitalizatzeko berringeniaritzako lanetan, Politika, DEKEa eta haren ondoriozko espezifikazioak ongi inplementatzeko xedearekin; halaber, prozedura hauek aplikatuz egiten diren espedienteak sortzeko, haietara sartzeko eta ixteko irizpideak definitzeko lanetan ere parte hartzen dute.
- Edozein mailatako edozein langile, dokumentazio elektronikoa kudeatzeko lanen bat egin behar badu. Politikak eta DEKEak ezarritako jarraibideak aplikatu behar ditu, bai eta horren ondoriozko espezifikazioak ere, egiten dituzten eguneroko ekintza eta tramite guztietan, eta, bereziki, dokumentuak eta espedienteak egoki eta osorik mantendu behar ditu, herritarrei zerbitzu ezin hobea emateko eta Foru Administrazioaren jardunaren kontuak emateko betebeharra betetzeko. Funtzio hauen adjudikazioa islatuko da eskumen-alor bakoitzeko egitura organikoan.
- Atzematea. Dokumentu bat dokumentuak kudeatzeko sisteman sartzea da. Arau hauen bidez egin behar da:
-> Foru Administrazioaren kontrolaren azpian sortzen diren dokumentuak euskarri elektronikoan sortzen dira.
-> Foru Administrazioa ez den kanpoko iturrietatik datozen dokumentuak, paperezkoak badira, segurtasunez digitalizatuko dira hau posible den unean, eta gero espedientean sartuko dira.
-> Atzematen diren dokumentuak beti espediente bati atxikiko zaizkio.
- Erregistroa. Foru Administrazioa ez den kanpoko iturrietatik datozen dokumentuak erregistro bakar batean erregistratuko dira, legeek ezartzen dutenarekin bat.
- Sailkatzea. Tramitazio fasean, espedienteak beren prozeduraren arabera sortzen dira, eta, funtzioaren arabera, dagokien dokumentu-seriean sailkatzen dira. Dokumentu-serie bakoitzaren testuinguruan, Foru Administrazioaren espediente guztiak modu posible bakar batean identifikatzen dituen erreferentzia bakar baten bidez ordenatzen dira. Erreferentzia hori sortzen direnean ematen da, eta parterik handiena urte naturalak ematen du.
- Deskribapena. Dokumentu eta espediente elektronikoen deskribapena Metadatuen Eskemaren arabera egiten da.
- Sarbidea. Dokumentazioan sartzeko eskubideak kudeatzeko, dokumentu-serie bakoitzaren azterketa xehea egiten da, eta definitzen da bai serie bakoitzari atxikitako dokumentazioaren segurtasun-balioa, baita, dokumentazioaren bizi zikloaren etapa bakoitzean, sarbidea eduki behar duten erabiltzaileen taldeak eta profilak ere, DEKEaren sarbide eta segurtasunaren ereduan ezartzen denaren arabera.
- Orritan antolatzea. Espedientea ixten denean orritan antolatzeko prozedura bat aplikatzen da, zeinak dokumentu gehigarri bat sortzen baitu, espedientearen aurkibidea, alegia. Aurkibidean zerrendatuta daude espedienteko dokumentu guztiak, eta badira dokumentuen osotasuna balidatzen duten mekanismoak, ondorengo kontserbazio prozesua bermatzen dutenak. Espedientearen aurkibidea automatikoki izenpetzen da, eta izenpeak espedientearen benetakotasuna eta osotasuna bermatzen ditu.
- Ebaluazioa. Dokumentu-serie bakoitzerako, dokumentuen ebaluazio prozedura bat aplikatzen da, bidea ematen duena zehazteko, ongi definitutako balorazio irizpide batzuetan oinarriturik, zer dokumentazio ezabatzen ahal den edo gorde behar den, ezartzen diren epeetan. Azterketa prozesua Dokumentazio-serieak identifikatzeko fitxetan oinarritzen da, baita Kontserbazioaren eta sarbidearen egutegian ere.
- Kontserbazioa. Dokumentuen ebaluazioaren emaitzaren arabera, espedienteari aplikatuko zaizkio DEKEaren dokumentu elektronikoa kontserbatzeko ereduan azaltzen diren politikak.
- Transferentzia. Transferentzia esaten zaio prozedura bati, zeinaren bidez dokumentazioaren gaineko erantzukizuna lekualdatzen baita tramitazioaz arduratzen den unitatetik dokumentuaren kudeaketaren eta artxiboaren eremura.
- Ezabatzea. Ezabatzea gakoa da dokumentuen kudeaketan. Haren helburua da galaraztea dokumentu baten eraberritzea eta ondoren berriz erabili ahal izatea. Horretarako, beharrezkoa da informazioaren ezabaketa eta euskarriaren suntsiketa fisikoa barne hartzen dituen prozedura bat aplikatzea, formatuaren eta euskarriaren ezaugarrien arabera. Dokumentuak ezabatzea kontserbatzeko eta sarbiderako egutegien aplikazioaren mende dago, Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordeak irizpena eman eta organo eskudunak onetsi eta gero.